PENGORGANISASIAN KELOMPOK

A.     Pengertian Kelompok

Kumpulan orang yang menyatukan diri dalam usaha-usaha di bidang sosial dan ekonomi, yang tumbuh dan berkembang dari, oleh, dan untuk anggota, demi untuk meningkatkan taraf hidup seluruh anggota dan dalam rangka kepentingan bersama.

B.     Kewajiban Anggota Kelompok

                   i.       Menghadiri rapat anggota.

                  ii.       Menabung secara teratur yaitu melalui tabungan wajib dan sukarela.

                iii.       Membayar angsuran dan bunga pinjaman.

                iv.       Mencari anggota-anggota baru.

C.       Hak-hak Anggota

                   i.       Menghadiri, menyatakan pendapat, dan memberikan suara dalam pertemuan anggota atas dasar satu suara untuk setiap satu anggota.

                  ii.       Memilih atau dipilih menjadi anggota pengurus atau badan pemeriksa.

                iii.       Meminta diadakan pertemuan khusus bila dianggap perlu.

                iv.       Mengemukakan pendapat atau saran-saran kepada pengurus di luar pertemuan, baik diminta atau tidak.

                 v.       Mendapatkan pelayanan dan pembinaan yang sama.

                vi.       Melakukan pengawasan atas jalannya perkumpulan dan usaha-usaha kelompok menurut ketentuan yang terdapat dalam anggaran dasar dan anggara rumah tangga kelompok.

              vii.       Menikmati hasil-hasil usaha kelompok seperti yang diatur dalam anggaran dasar dan anggaran rumah tangga kelompok.

D.     Kepengurusan

                 i.        Syarat menjadi pengurus kelompok

1)    Jujur, tekun, penuh tanggung jawab, mampu, dan dapat menyediakan waktu (bener, pinter, kober).

2)    Tidak merangkap sebagai pengurus kelompok lain.

3)    Terbuka, artinya bersedia untuk menerima koreksi ataupun kritik, baik dari anggota maupun dari orang yang ditunjuk sebagai badan pemeriksa.

                ii.        Kewajiban pengurus

1)    Menyusun rencana kerja serta rencana anggaran biaya dan pendapatan tahunan kelompok.

2)    Melaksanakan rencana kerja yang telah disakan oleh rapat anggota.

3)    Mengadakan rapat anggota dan rapat pengurus

4)    Memberikan laporan pertanggungjawaban secara menyeluruh mengenai keadaan dan perkembangan kegiatan kelompok.

              iii.        Tugas-tugas pengurus (ketua)

1)    Mengatur pelaksanaan program kelompok.

2)    Mengkoordinasikan seluruh kegiatan dan usaha kelompok.

3)    Memimpin rapat pengurus dan rapat anggota secara teratur dan terus menerus.

4)    Memberikan laporan tahunan pengurus terhadap anggota dalam rapat anggota.

5)    Mengambil keputusan dalam kelompok berdasarkan musyawarah dan mufakat.

6)    Mewakili kelompok.

              iv.        Tugas-tugas pengurus (sekretaris)

1)    Mencatat data kegiatan dan usaha kelompok.

2)    Membuat notulen rapat pengurus dan rapat anggota.

3)    Menyimpan surat keluar dan surat masuk, serta arsip kegiatan kelompok.

4)    Membuat laporan tentang rapat yang telah lalu dan menyampaikannya kepada seluruh anggota atas keputusan-keputusan dan hasil-hasil yang dicapai.

               v.        Tugas-tugas pengurus (bendahara)

1)    Memegang keuangan dan pembukuan.

2)    Mencatat transaksi keuangan yang terjadi dalam kelompok disertai dengan bukti-bukti yang sah.

3)    Membuat laporan tentang keadaan kekayaan kelompok kepaa anggota secara teratur.

              vi.        Bidang-bidang kegiatan

1)    Bidang pendidikan / pelatihan

·         Bidang ini berfungsi untuk meningkatkan pengetahuan, ketrampilan, dan perubahan sikap dari para anggota dan pengurus.

·         Pengurus yang membawahi bidang ini bertugas untuk mengusahakan dan mengadakan pendidikan bagi para anggota dan calon anggota kelompok. 

2)    Bidang kredit

·         Bidang ini berfungsi untuk memperlancar kredit anggota termasuk penggunaannya.

·         Pengurus yang membawahi bidang ini bertugas untuk mempertimbangkan dan memutuskan setiap permohonan pinjaman anggota dan mengadakan konsultasi bagi anggota khususnya tentang penggunaan pinjaman.

3)    Bidang usaha

·         Bidang ini berfungsi untuk mengembangkan permodalan kelompok

·         Pengurus yang membawahi bidang ini bertugas untuk mengusahakan kebutuhan anggota dan kelompok.

vii.      Hak-hak pengurus

1)    Menentukan kebijaksanaan dalam pelaksanaan rencana kerja secara bertanggung jawab.

2)    Mewakili kelompok untuk bertindak ke dalam dan ke luar.

3)   Memperoleh balas jasa kepengurusan dari sisa hasil usaha yang besarnya diatur di dalam ART.

E.      Badan Pemeriksa

i).  Tujuan pemeriksaan

agar kelompok dapat berjalan sesuai dengan anggaran dasar / anggaran rumah tangga serta sesuai dengan rencana kerja dan rencana anggaran dan biaya yang telah disahkan dalam rapat anggota.

ii).  Tugas dan kewajiban

·      Mengadakan pengawasan terhadap tata kehidupan kelompok yang meliputi pengorganisasian dan pelaksanaan kebijakan oleh pengurus.

·      Mengadakan pemeriksaan administrasi keuangan kelompok.

·      Melaporkan dan mempertanggungjawabkan hasil pemeriksaan dan pengawasannya kepada anggota dalam rapat anggota.

iii). Hak-hak badan pemeriksa

·      Memperoleh data administrasi organisasi maupun keuangan kelompok sebagai bahan pemeriksaan.

·      Melakukan wawancara kepada pengurus.

·      Mengusulkan pergantian pengurus.

·      Memperoleh penjelasan dari pengurus tentang masalah-masalah yang ditemukannya.

·      Memberikan saran tentang usaha dan perbaikan kerja pengurus.

F.       Struktur Organisasi dan Jaringan Kerja Kelompok

a.    Anggota mendapatkan pelayanan kebutuhan dari badan pemeriksa dan pengurus.

b.    Pengurus mempertanggungjawabkan tugasnya pada rapat anggota dan memberikan pelayanan kepada anggota.

c.     Segala keputusan yang menyangkut kehidupan kelompok diputuskan oleh rapat anggota yang dihadiri pengurus, anggota, dan badan pemeriksa.

d.    Badan pemeriksa bertugas mengawasi pengurus dan mempertanggungjawabkan tugasnya kepada rapat anggota.

G.     Rapat Pengurus

a.    Membahas pinjaman / pengajuan kredit anggota yang masuk.

b.    Membahas kewajiban-kewajiban kelompok terhadap pihak lain.

c.     Menentukan tema motivasi / pembinaan yang akan disampaikan dalam pertemuan anggota / rapat anggota.

d.    Mempersiapkan laporan-laporan bulanan, baik yang menyangkut kegiatan maupun keuangan kelompok.

H.     Rapat Anggota

1)    Jenis rapat anggota

i).  Berdasarkan waktu penyelenggaraan

·           Rapat anggota bulanan

·           Rapat anggota tahunan

ii).  Berdasarkan kebutuhan penyelenggaraan

·           Rapat anggota rutin / tetap

·           Rapat anggota istimewa

iii).  Berdasarkan kedudukan peserta rapat

·           Rapat anggota

·           Rapat pengurus

2)    Rapat anggota merupakan kekuasaan tertinggi dalam kelompok.  Keputusan-keputusan rapat anggota menjadi pedoman dan pengikat bagi pengurus dan anggota.

3)    Fungsi rapat anggota

a)    Memilih, mengangkat, dan memberhentikan pengurus, badan pemeriksa, dan anggota.

b)    Mengesahkan AD/ART.

c)    Mengesahkan pembentukan dan pembubaran kelompok.

d)    Menerima atau menolak pertanggungjawaban kerja pengurus.

e)    Menetapkan kebijakan umum kelompok.

f)     Menentukan penggunaan sisa hasil usaha.

4)    Pada rapat anggota pengurus harus melaporkan keadaan keuangan kelompok dan kegiatannya, sebagai pertanggungjawaban sampai dengan hari itu.

5)    Pengurus harus membuat risalah jalannya rapat anggota, serta keputusan-keputusan yang dihasilkan.  Risalah ini harus dibaca dan dimintakan persetujuan sebelum rapat anggota berakhir.

6)    Rapat anggota harus membicarakan dan mengambil keputusan-keputusan tentang langkah-langkah dan kegiatan yang akan dilakukan pada bulan-bulan berikutnya.

7)    Ketentuan dalam rapat anggota

a.    Dilakukan secara teratur, minimal satu bulan sekali.

b.    Satu anggota memiliki satu suara yang tidak dapat diwakilkan kepada orang lain.

c.     Rapat anggota sah jika dihadiri minimal 2/3 jumlah anggota.

d.    Keputusan rapat anggota didasarkan atas musyawarah dan mufakat.

e.    Keputusan rapat anggota dianggap sah jika disetujui oleh lebih dari ½ jumlah anggota yang hadir.

8)    Acara pokok rapat anggota bulanan

a)    Pembukaan dilakukan oleh ketua.  Pada kesempatan tersebut, ketua menawarkan usulan agenda rapat yang telah disiapkan pengurus.  Ketua menampung usulan dan pendapat dari anggota, dan kemudian memperbaiki susunan serta pokok-pokok acara rapat.

b)    Laporan-laporan

·      Laporan risalah hasil keputusan rapat anggota yang lalu, dibacakan oleh sekretaris.

·      Laporan kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan, dibacakan oleh sekretaris.

·      Laporan keuangan kelompok, menyangkut uang tunai, jumlah dan perincian, uang yang masih dipinjam, kesulitan-kesulitan atau hambatan-hambatan yang terjadi, yang dibacakan oleh bendahara.

c)    Pembahasan tentang permohonan pinjaman anggota, yang dibacakan oleh bagian kredit (kalau belum ada bagian kredit, maka dibacakan oleh sekretaris) dan kemungkinan tentang usaha-usaha yang perlu dilakukan oleh bagian usaha (kalau bagian ini belum ada, maka dibacakan oleh sekretaris).

d)    Pembahasan tentang permasalahan yang terjadi menurut aspek :

·       Administrasi

·      Organisasi

·      Permodalan

·      Usaha

·      Pengembangan

e)    Umpan balik, input, ataupun pemberian motivasi oleh pembina kelompok berdasarkan permasalahan yang dihadapi serta masukan-masukan lain guna pengembangan kelompok serta informasi-informasi yang diperlukan seperti informasi pasar, kemitraan, penambahan modal usaha dari luar, dan lain-lain.

f)     Penutup, pembacaan risalah atau notulen rapat oleh sekretaris.

9)    Acara pokok rapat anggota tahunan

a)    Pelaporan dan pertanggungjawaban pengurus selama periode satu tahun kepengurusan.

b)    Menilai / mengevaluasi hasil-hasil yang telah dicapai kelompok selama satu tahun kepengurusan berdasarkan aspek organisasi, administrasi, permodalan, usaha, dan pengembangan / pendidikan.

c)    Menyusun rencana kerja untuk masa satu tahun mendatang.

d)    Membagi sisa hasil usaha selama satu tahun.
e)  Memilih kepengurusan yang baru.

Artikel disusun oleh: Fahrur Razi, S.ST (Penyuluh Perikanan pada Pusat Penyuluhan Kelautan dan Perikanan)