PERSIAPAN PERENCANAAN PENGELOLAAN KAWASAN KONSERVASI PERAIRAN (KKP)

1.         Memulai kegiatan perencanaan pengelolaan KKP

1.1        Waktu untuk proses perencanaan

Sebelum bergegas melakukan perencanaan pengelolaan, penting bagi kita untuk mengajukan beberapa pertanyaan sederhana agar kita yakin bahwa kita siap membuat perencanaan. Jika memang kita sudah siap, sangat penting untuk menyiapkan berbagai hal semuanya. Kita harus dapat meluangkan sedikit waktu untuk menyiapkan diri dan menyepakati beberapa hal penting dalam proses perencanaan sebelum kita mulai bekerja.  Persiapan diri ini akan membantu mewujudkan proses yang berjalan mulus. Membuat jadwaluntuk proses perencanaan merupakan gagasan bagus dan dapat kita ikuti seiring proses persiapan perencanaan berlangsung.  Dalam jadwal tersebut penting untuk menetapkan tanggal-tanggal target penyelesaian rencana dan tahapan-tahapan proses. Beberapa proses perencanaan pengelolaan mungkin akan memakan waktu bertahun-tahun. Meskipun tidak memiliki konotasi negatif, sebagian besar praktisi merekomendasikan agar proses tersebut dapat diselesaikan lebih cepat agar tim perencanaan dan para pemangku kepentingan tidak kehilangan minat atau momentum. Jika mungkin, usahakan menyelesaikan rencana dalam waktu kurang dari satu tahun. Persiapan yang baik sebelum dimulai, proses perencanaan akan sangat mungkin berjalan sesuai dengan jadwal yang dibuat.

1.2        Tiga tahap dalam proses perencanaan

Ada tiga langkah yang sangat membantu untuk memastikan kita menjadi siap untuk membuat rencana dan mengatur rencana dengan efektif. Langkah-langkah tersebut adalah:

1)      Menilai apakah kita telah siap untuk membuat rencana

2)      Menyiapkan pembuatan rencana

3)      Menyiapkanjadwal perencanaan

1.2.1       Menilai kesiapan untuk membuat rencana

Tidak ada satupun formula ajaib yang dapat menentukan kesiapan kita. Namun ada beberapa hal mendasar yang harus dipertimbangkan sebelum memulai proses perencanaan pengelolaan. Akan sangat baik jika kita meluangkan waktu sejenak untuk mengidentifikasi dan bekerjasama dengan berbagai pemangku kepentingan agar mereka juga siap terlibat dalam proses perencanaan. Kita juga dapat melakukan beberapa perkiraan atau proyeksi terhadap proses perencanaan untuk memastikan bahwa kita akan memiliki cukup waktu, sumberdaya, dan kewenangan untuk menyusun rencana.

Di bawah ini adalah beberapa pertanyaan yang dirancang untuk menilai kesiapan dalam membuat rencana pengelolaan KKP. Kita dapat meninjau dan menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut dengan kelompok inti yang akan mengawali dan melaksanakan proses perencanaan pengelolaan.

Mengapa Anda pikir saat ini merupakan waktu yang tepat untuk membuat sebuah rencana pengelolaan?

Ajukan pertanyaan ini dahulu kemudian lanjutkan untuk membahas pertanyaan lainnya. Di akhir pertanyaan-pertanyaan ini, tanyakan lagi kepada diri Anda sendiri apakah Anda benar-benar siap memulai proses perencanaan pengelolaan.

Apakah Anda telah melakukan sosialisasi atau penjangkauan KKP kepada para pemangku kepentingan kunci?

Mungkin diperlukan waktu berbulan-bulan atau bertahun-tahun untuk dapat melakukan sosialisasi KKP atau penjangkauan dasar yang diperlukan guna melibatkan pemangku kepentingan kunci dalam proses perencanaan pengelolaan KKP. Biasanya sejumlah penduduk lokal akan sangat termotivasi untuk mengikuti proyek berskala seperti ini, namun sangat penting untuk menjangkau kelompok pemangku kepentingan lainnya untuk dapat memahami apa yang menjadi perhatian mereka dan juga melibatkan mereka dalam proses perencanaan.

Adakah dukungan untuk membentukKKP dari pemangku kepentingan kunci atau apakah Anda perlu melakukan penjangkauan lebih luas lagi?

Sebelum Anda maju untuk membuat rencana pengelolaan, Anda harus yakin bahwa kelompok intipemangku kepentinganyang kuat telah memahami maksud pembentukan KKP dan memiliki kesempatan untuk menyampaikan dukungan atau masukannya. Tanpa dukungan ini, proses pembentukan KKP tidak akan bergerak maju atau mungkin saja akan ada orang yang sengaja merusaknya.

Sudahkan Anda melakukan pendidikan dasar bagi pemangku kepentinganmengenai ekologi laut, konsep pemanfaatan danpembatasan yang akan diterapkanKKP?

Pemangku kepentinganperlu memahami dasar-dasar ekologi laut dan manfaatnya demikian pula dengan keterbatasan KKP. Ada banyak contoh di berbagai tempat di mana para praktisi telah memilih lokasi KKP tanpa menggunakan informasi ekologi yang cukup sehingga kawasan tidak memberikan manfaat seperti yang diinginkan.

Apakah Anda memiliki cukup informasi dasar tentang lokasi tersebut? 

Sudahkah Anda melakukan survei dasar terhadap lokasi tersebut? Apakah Anda telah mengidentifikasi sumberdaya target untuk dilindungi (biofisik, sosial, sejarah, dan ekonomis)? Apakah Anda sudah mengetahui siapa saja para pemangku kepentingan kunci dan siapa yang memiliki kewenangan untuk mengelola lokasi tersebut? Semua informasi ini sangat penting untuk perencanaan.

Apakah Anda memiliki kewenangan untuk menyusun rencana pengelolaan yang fungsional?

Kewenangan untuk menyusun rencana pengelolaan penting untuk dimiliki sebelum memulai proses perencanaan. Dalam beberapa kasus, mungkin tidak dibutuhkan sistem formal tentang siapa yang berwenang dalam perencanaan pengelolaan, bahkan  masyarakat setempat mungkin akan mengembangkan rencana tersebut demi keperluan mereka sendiri.  Namun dalam kasus demikian pun, Anda tetap harus mengungkapkan siapa yang berwenang menyiapkan rencana tersebut.

Bisakah para pemangku kepentingan mencurahkan cukup waktu untuk menyusun rencana pengelolaan?

Penting bagi kelompok pemangku kepentingan kunci untuk memiliki cukup waktu selama dua belas bulan, bahkan lebih, untuk menyusun rencana. Kami merekomendasikan enam hingga dua belas bulan untuk mengembangkan rencana tersebut karena jika waktunya lebih lama lagi, orang mungkin akan kehilangan minat pada proses tersebut.

Apakah Anda memiliki staf atau mitra yang dapat memfasilitasi proses penyusunan rencana pengelolaan?

Memiliki pendamping atau faslitator yang netral dalam proses perencanaan pengelolaan akan amat sangat membantu. Untuk beberapa hal, dia harus berpengalaman dalam program KKP atau proses perencanaan pengelolaan. Pemimpin masyarakat lokal mungkin akan membantu mengadakan pertemuan, namun mereka tidak bisa ditunjuk untuk memfasilitasi pertemuan karena hal ini akan menghalangi hadirin lain untuk berpartisipasi secara bebas dalam diskusi.

Apakah Anda memiliki cukup waktu untuk melakukan perencanaan dan kemudian melakukansejumlah kegiatan lapangan? 

Ketika Anda melaksanakan proses perencanaan pengelolaan, kegiatan lain yang akan membantu mengubah situasi di lapangan sangat dibutuhkan. Kegiatan ini termasuk program pendidikan masyarakat dan penjangkauan, penegakan hukum, pemantauan biologi, dan kegiatan lainnya.

Apakah Anda siap memulai perencanaan pengelolaan atau Anda perlu persiapan lebih jauh?

Berdasarkan jawaban Anda terhadap pertanyaan-pertanyaan di atas, Anda harus bertanya kembali pada diri sendiri apakah Anda siap memulai proses perencanaan pengelolaan atau harus melakukan beberapa hal tambahan sebelum memulai proses perencanaan pengelolaan.

1.2.2       Menyiapkan diri untuk membuat rencana

Jika Anda telah siap memulai proses perencanaan pengelolaan, hal pertama yang harus Anda lakukan adalah menyiapkan segala sesuatu yang diperlukan.  Bersama dengan tim inti atau tim perencanaan yang akan dilibatkan dalam proses perencanaan pengelolaan, silhakan ikuti langkah-langkah berikut:

Menyepakati secara jelas mengapa saat ini Anda ingin membuat rencana pengelolaan.

Anda harus menyatakan alasan yang sebenarnya tentang mengapa Anda ingin membuat rencana pengelolaan kepada orang-orang yang terlibat di dalam tim inti. Harus ada kesepakatan atas topik tersebut sebelum Anda melangkah lebih lanjut. Dalam proses selanjutnya, Anda harus dapat mengemukakan alasan perlunya membuat rencana pengelolaan dihadapan masyarakat, pemangku kepentingan, dan para mitra, seperti instansi pemerintah terkait dan mitra non-profit.

Mengidentifikasi tim perencanaan dan individu atau organisasi terdepan.

Anggota tim perencanaan (dan atau organisasi yang mereka wakili) harus memiliki kewenangan yang memadai untuk melakukan proses perencanaan, memiliki waktu dan sumberdaya yang memadai untuk memimpin dan menindak-lanjuti proses.

Sebagai tambahan, tim perencana harus memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

(1)   memiliki ketertarikan dalam bidang perencanaan,

(2)   memiliki pengetahuan dalam bidang tersebut,

(3)   memiliki kewenangan yang diperlukan untuk melakukan perencanaan,

(4)   waktu berlebih untuk dicurahkan dalam proses perencanaan pengelolaan,

(5)   komitmen tinggi terhadap proses perencanaan.

Kapasitas tim perencana akan sangat ditentukan oleh kapasitas individu yang bergabung di dalam tim perencana tersebut.  Oleh karena itu akan sangat membantu jika para anggota tim inti ini memiliki keterampilan yang berbeda-beda. Misalnya, beberapa anggota memiliki latar belakang pengetahuan biologi, sementara yang lainnya adalah praktisi budaya dan sisanya pernah mendapatkan pelatihan ekonomi. Kebutuhan akan kemampuan beragam ini akan dapat ditentukan berdasarkan kasus per kasus. Namun, makin beragam anggota tim, makin banyak pengetahuan yang dapat mereka bawa ke dalam proses. Tergantung seberapa rumit lokasi yang Anda tangani, Anda akan mempertimbangkan keterlibatkan individu dari berbagai kelompok pemangku kepentingan yang berbeda. Setidaknya harus ada satu anggota tim yang berpengalaman mengenai perencanaan pengelolaan atau memanfaatkan tenaga dari luar tim untuk membantu merancang dan melaksanakan proses.

Terakhir, identifikasi satu orang atau satu kelompok kecil yang akan menjadi koordinator atau pemimpin proses perencanaan. Peranan ini amat sangat penting.

Identifikasi dengan jelas maksud KKP dan pastikan hal ini dapat dipahami oleh semua orang yang terlibat.

Cakupan dari maksud pendirian KKPsebaiknya sudah diatur dalam peraturan perundang-undangan atau kesepakatan formal lain yang menetapkan wilayah tersebut sebagai KKP. Namun, penting untuk memeriksa ulang maksud pendirian KKPyang sesunguhnya terkait dengan keadaan lokasi KKP.  Kajian ulang ini akan membantu kita dalam menetapkan tahapan rencana.  Jika cakupan maksud pendirian KKP belum diungkapkan atau kebutuhannya tidak disesuaikan, maka cakupan ini harus ditetapkan sebelum perencanaan dimulai. Anda juga harus mengkomunikasikan maksud pendirian KKP tersebut kepada pemangku kepentingan utama sebelum memulai proses perencanaan pengelolaan.

Tentukan siapa saja khalayak atau pihak-pihakyang akan menggunakan rencana.

Rencana pengelolaan dipersiapkan terutama untuk kegunaan rutin para manajerKKP. Namun, anggota masyarakat, pemerintah, kalangan pengusaha, dan masyarakat juga merupakan pengguna penting dari rencana yang akan dibuat. Dalam beberapa situasi, pemilik adat, pejabat pemerintahan lokal, dan pengusaha juga bisa menjadi pengguna kunci. Cara berkomunikasi dengan merekaharus mencerminkan bahwa kelompok pengguna adalah pihak yang paling penting.

Membuat klarifikasi dan kesepakatan tentang prosedur untuk persetujuan final rencana pengelolaan.

Jika persetujuan pihak eksternal (misalnya badan penyandang dana, dewan penasehat, dan departemen di pemerintahan) diperlukan, prosedur yang harus diikuti dalam mencapai persetujuan tersebutharus dikemukakan di awal. Pihak-pihak tersebut juga harus menyepakati tata waktu penyerahan rencana pengelolaan akhir untuk mendapat persetujuan.

Mengumpulkan informasi penting.

Sangat penting untuk mengumpulkan informasi kunci sebelum Anda melangkah melakukan proses perencanaan.  Informasi penting tersebut biasanya mencakup sumber daya ekologi dan kondisi umumnya, sumber daya budaya dan kondisi umumnya, karakteristik fisik, karakteristik kunci lingkungan sosial-ekonomi, penggunaan lahan daratan dan ruang laut, ancaman terhadap wilayah, infrastruktur atau fasilitas publik, karakteristik pengguna sumberdaya alam dan dampaknya terhadap wilayah tersebut. Dengan berbagai informasi yang dikumpulkan sebelumnya maka proses perencanaan pengelolaan akan lebih mudah difasilitasi. Anda mungkin akan memasukkan berbagai pengumpulan data dan kegiatan penelitian yang lebih terperinci sebagai kegiatan yang direkomendasikan dalam rangka penyusnan rencana pengelolaan KKP.

Mengidentifikasi langkah-langkah yang harus diikuti selamaproses perencanaan, rangkaian kegiatan, dan metode yang digunakan.

Harap diperhatikan: Anda akan menyusun jadwal perencanaan secara rinci dalam langkah ketiga.

Banyak sekali organisasi memiliki panduan sendiri tentang proses penyusunan rencana pengelolaan.  Jika tidak, Anda dapat merancang sendiri sebuah pendekatan terbaik bagi KKP Anda sesuai dengan konteks pengelolaannya. Proses yang direkomendasikan dalam pelatihan ini harus disesuaikan dengan situasi dan kebutuhan lokal.

1.2.3       Membuat jadwal perencanaan

Perencanaan pengelolaan akan memakan waktu lama, terutama jika perencana tidak memulainya dengan penjadwalan yang realistis untuk proses perencanaannya, dan tidak berkomitmen mengikuti jadwal tersebut. Sangat penting untuk menyediakan waktu yang cukup agar para pemangku kepentingan dapat terlibat dan berkonsultasi dengan baik, namun penting juga diperhatikan agar proses rencana pengelolaan tidak memakan waktu terlalu lama sehingga para peserta terlalu lelah sebelum semuanya selesai.

Sangat penting bagi tim perencana menentuka tanggal penyelesaian rencana tersebut, kemudian membuat tata waktu untuk memastikan penyelesaian sesuai tanggal target. Tim ini tentu harus fleksibel dan bersedia melakukan penyesuaian untuk hal-hal tak terduga yang terjadi selama proses berlangsung. Namun jika semua orang sepakat pada jadwal dan menetapkan tanggung jawabnya, tiap orang harus melakukan yang terbaik untuk patuh terhadap jadwal ini.

Kualitas apa yang membuat wilayah ini—tidak seperti wilayah lainnya—istimewa dan unik untuk mendapatkan pengelolaan khusus?

Deskripsi tentang lokasi KKP sangat diperlukan namun tidak harus lengkapdisertai inventarisasi sumber daya maupun database karena kedua hal ini dapat ditambahkan sebagai lampiran-lampiran dari dokumen rencana pengelolaan.  Informasi tersebut dapat diperoleh selama proses perencanaan, seperti tercantum dalam:

(1)   Kerangka kerja hukum

(2)   Kewenangan pengelola

(3)   Identifikasi pemangku kepentingan

(4)   Karakterisasi lokasi

(5)   Target sumber daya

(6)   Ancaman terhadap pengelolaan sumber daya

Dalam konteks proses perencanaan dan tim perencana pengelolaan, membuat draft deskripsi atau karakteristik lokasi KKP adalah kegiatan yang baik untuk mengumpulkan informasi melalui proses perencanaan.  Dalam proses ini, informasi terkini dapat diperoleh dan sintesis informasi dapat dilakukan sebagai bahan untuk menyusun rencana pengelolaan.  Hasil dari kegiatan ini adalah informasi dasar yang diperlukan untuk membuat deskripsi lokasi yang akan dikelola.

2.         Tujuan Akhir Kawasan Konservasi Perairan

Tujuan akhir (visi)adalah suatu pernyataan tentang cita-cita/angan-angan/harapan terhadap kondisi yang akan dibangun atau diwujudkan berkaitan dengan tugas dan fungsi maupun pekerjaan suatu organisasi.

Biasanya proses perencanaan pengelolaan dimulai dengan membuat tujuan akhir kolektif tentang bagaimana KKP seharusnya di masa depan. Maksud dari tahapan pembuatan tujuan akhir dalam proses perencanaan ini adalah mengajak tim perencanasejak awal untuk memikirkan gambaran masa depan KKP  yang diinginkan.   Oleh karena itu, kita perlu membuat pernyataan tujuan akhir (vision statement). Pernyataan tujuan akhir harus mencerminkan hasil pikiran kolektif tim perencana tentang KKP di masa depan sebagai hasil dari implementasi  dari rencana pengelolaan yang efektif.

Pernyataan tujuan akhir adalah sebuah deskripsi ideal tentang hasil yang diinginkan yang harus memberikan inspirasi dan membantu menciptakan gambaran pikiran KKPpada saat 5 atau10 tahun ke depan. Pernyataan tujuan akhir terkadang rancu dengan pernyataan misi, tapi keduanya memiliki maksud yang saling melengkapi. Ingatlah bahwa pernyataan tujuan akhir ini tidak dimaksudkan sebagai sebagai sasaran “nyata” yang akan menjadi tolok ukur keberhasilan atau kegagalan.  Pengukuran keberhasilan atau kegagalan akan merujuk pada tujuan-tujuan akhir (goals) dan tujuan-tujuan antara (objectives), yang akan dibahas dalam bagian lain.  Sebaliknya, pernyataan tujuan akhir ini akan membuka mata tim perencana tentang apa saja yang mungkin dicapai.

Membuat orang memahami apa yang dilakukan KKP Anda (nilai tambah yang dihasilkannya jika satu wilayah ditunjuk sebagai lokasi KKP). Pernyataan misi ini menggambarkan tujuan fundamental KKP Anda dan mengapa KKP tersebut ada. Sebuah misi berlangsung sepanjang hidup KKP dan tidak memiliki tata waktu. Pernyataan tujuan akhir terasa lebih mulia karena itu menjabarkan tujuan akhirKKP Anda di masa depan. Jadi, Anda mungkin akan bertanya mengapa kita tidak mulai dengan pernyataan misi pada proses perencanaan pengelolaan ini. Asumsinya adalah, jika Anda siap untuk memulai proses perencanaan pengelolaan, pernyataan misi telah dikembangkan sebagai bagian penjelasan tujuan dan kebutuhan untuk penetapan KKP Anda. 

Sumber:

PUSLATKP, 2014. MODUL A.033101.003.01 Melakukan Kegiatan Persiapan Awal Perencanaan pada  Pelatihan Perencanaan Pengelolaan Kawasan Konservasi Perairan (KKP). Pusat Pelatihan Kelautan dan Perikanan, Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kelautan dan Perikanan,  Kementerian Kelautan dan Perikanan, Jakarta. Didownload dari http://kkji.kp3k.kkp.go.id/index.php/dokumen/modul-pelatihan.