PEMBUKUAN DAN AUDIT ANGGOTA KELOMPOK

Perlunya Pembukuan

Pembukuan diperlukan untuk menjaga  keakuratan catatan atas semua transaksi dan keputusan-keputusan yang dibuat dalam kelompok. Pembukuan terdiri dari buku-buku administrasi, termasuk buku keuangan yang dimiliki oleh kelompok.

Administrasi keuangan dapat berarti pembukuan keuangan, yaitu catatan transaksi keuangan yang dibuat secara kronologis (munurut urutan waktu) dan sistematis (menurut cara-cara tertentu). Setiap organisasi kelompok, wajib mengelola administrasi keuangan dengan baik yaitu sesuai jenis serta diisi dengan tertib, teratur dan benar. Dengan administrasi keuangan yang baik, keuangan kelompok dapat terkendali dan pada waktu tertentu akan mudah untuk diketahui, sehingga dapat digunakan sebagai bahan untuk pengambilan keputusan.

Informasi kondisi keuangan kelompok dapat digunakan sebagai:

1.    Alat monitor perkembangan keuangan;

2.    Alat pengendalian keuangan;

3.    Alat evaluasi terhadap pencapaian tujuan/sasaran dari setiap kegiatan atau usaha; dan

4.    Alat manajemen dalam pengambilan keputusan.

Dalam membuat  buku-buku kelompok harus lengkap, tertib, teratur, benar dan bermanfaat, sehingga harus mengikuti prinsip-prinsip:

1.    Sistematis, buku diisi menurut cara-cara tertentu sesuai dengan jenis bukunya;

2.    Kronologis, buku diisi sesuai dengan urutan terjadinya transaksi;

3.    Informatif, dapat dipahami/dimengerti oleh semua pihak yang berkepentingan;

4.    Accountable, buku diisi memenuhi kaidah-kaidah atau ketentuan akuntansi, antara lain: dapat dihitung, dapat dievaluasi, dan dapat dipertanggungjawabkan;

5.    Auditable, catatan keuangan dapat diperiksa dengan mudah.

Bentuk-bentuk Pembukuan Keuangan Kelompok

Beberapa bentuk pembukuan yang dapat digunakan untuk menjaga  keakuratan catatan atas semua transaksi dan keputusan-keputusan yang dibuat dalam kelompok, antara lain berupa:

1.    Buku pertemuan adalah  buku dasar dan penting yang berisi tidak hanya proses pertemuan kelompok tapi juga transaksi keuangan yang terjadi  pada hari itu. Hal ini membantu kelompok untuk mengingat kembali keputusan yang telah diambil dalam pertemuan sebelumnya, tindakan yang diambil dan perlu ditindaklanjuti.  Buku ini sering disebut “buku induk”.

2.    Buku Administrasi Anggota adalah berisi tentang semua informasi mengenai anggota dan keluarganya serta catatan pendaftaran.

3.    Buku Kehadiran merupakan catatan tentang kehadiran anggota. Ini membantu untuk mencatat absen rutin dan alasan  bagi yang tidak hadir.

4.    Buku Pas Anggota  merupakan catatan tabungan dan pinjaman setiap anggota.  Buku ini disimpan oleh anggota.

5.    Buku  tabungan individu  berisi  tabungan harian masing-masing anggota kelompok. Ini membantu kelompok untuk mengetahui tabungan anggota setiap hari, setiap bulan dan setiap tahun. Bahkan jika buku pas anggota hilang, status tabungan dan pinjamannya  mungkin dapat di lacak dari buku ini .

6.    Buku  pinjaman individu berisi semua informasi pinjaman yang diberikan pada anggota, secara individu (termasuk masalah pinjaman, tujuan pinjaman, jadwal pengembalian bunga, pengembalian pinjaman, hutang yang belum lunas dan melampaui batas waktunya.

7.    Buku kas  memelihara semua catatan tunai dan transaksi bank dari kelompok.

8.    Buku kas umum  berisi neraca aktivitas secara kumulatif.  Sebagai contoh, dari buku kas umum, seseorang dapat menceritakan berapa banyak telah dihabiskan untuk transportasi oleh  kelompok, berapa banyak telah diperoleh  dari denda dan lain sebagainya. Hal ini memberikan informasi posisi keuangan pada setiap aktivitas kelompok.

9.    Buku tanda terima menjaga catatan semua penerimaan kelompok, dibuat duplikatnya, dan yang asli diberikan pada orang yang telah memberikan uang. Hal ini membantu baik kepada kelompok dan pihak yang membayar, sebagai bukti bahwa uang telah diterima.

10. Semua pembayaran dan pengeluaran kelompok diputar menggunakan voucher pembayaran. Voucher ini ditahan oleh kelompok sebagai bukti  pembayaran. Namun demikian voucher pembayaran hanya merupakan dokumen pendukung.  Pembayarannya sendiri dibuat dengan nota bon atau pembayaran yang ditandatangani oleh penerima pembayaran. 

11. Catatan permintaan surat kesanggupan pinjaman diminta dari peminjam sebagai keamanan pinjaman. 

12. Dokumen pendukung, yang berhubungan dengan berbagai transaksi keuangan dan keputusan-keputusan yang dibuat oleh kelompok dan semua koresponden harus disimpan dalam dokumen penyimpanan.

13. Buku kas bank/buku cek diperlukan untuk mengadakan transaksi bank.

14. Daftar  kontribusi lokal  menyediakan informasi keuangan yang dimobilisasi pada tingkat lokal, baik dalam bentuk uang tunai atau sejenisnya untuk berbagai program.

15. Buku stok berisi informasi bahan-bahan yang diterima atau diadakan dan neraca, sesuai dengan nilai bahan.

Memilih Penulis Pembukuan Keuangan

Terkait dengan pentingnya pembuatan pembukuan keuangan kelompok, maka perlu diangkat seorang penulis sebagai pengelola dan penanggungjawab pembuatan pembukuan keuangan. Penulis dapat berasal dari dalam kelompok (anggota kelompok) atau seseorang dari luar kelompok (bukan anggota kelompok), dengan syarat: (1) jujur; (2) mudah dijumpai; (3) dapat diterima oleh semua anggota kelompok, (4) tidak  mengintervensi dinamika kelompok, (5) transparan; dan (6) ahli dalam menulis pembukuan.  Kelompok juga harus dapat dengan mudah memperoleh penulis pengganti jika penulis sewaktu-waktu berhenti.

Pemantauan Penulis Pembukuan Keuangan Kelompok

Supaya efektif memantau penulis, beberapa kiat yang dapat digunakan kelompok adalah sebagai berikut :

1.    Kelompok harus yakin  bahwa penulis tidak pernah memegang uang.

2.    Anggota kelompok harus selalu memeriksa catatan-catatan sebelum mereka tanda tangan.

3.    Jika penulis bukan anggota kelompok, dia tidak boleh ikut campur dalam kegiatan kelompok.

Kelompok harus dapat mengontrol/mengendalikan keuangan umum, beberapa hal yang dapat dilakukan oleh kelompok untuk tetap mengendalikan keuangan umum adalah sebagai berikut:

1.    Siapapun penulis pembukuan keuangan tidak pernah memegang uang.

2.    Anggota mengawasi secara normal jumlah total dan komposisi uang kelompok pada setiap waktu.

3.    Jumlah total biasanya diumumkan pada pertemuan atau ditulis pada papan.

4.    Anggota mengawasi catatan tabungan individu mereka dan status kredit dalam kelompok.

5.    Anggota menyuruh penulis untuk membacakan catatan pertemuan pada hari itu juga sebelum mereka tanda tangan.

6.    Anggota kelompok memastikan bahwa buku selalu diperbaharui.

7.    Anggota memastikan bahwa penulis mempunyai semua perlengkapan penting untuk menulis buku seperti pensil, pena, penghapus, kertas, lembaran karbon, penjepit, perekat, stempel karet dan tinta stempel.

8.    Anggota kelompok memastikan bahwa pemeliharaan dan penyimpanan buku mereka tidak bercampur dengan buku penulis jika dia anggota kelompok.

Audit Keuangan dalam Kelompok

Audit adalah pemeriksaan buku akunting secara sistematis, oleh orang di luar kelompok (bukan penulis atau anggota kelompok). Tujuan audit adalah untuk memeriksa kesalahan dan kelalaian dalam membuat perhitungan, untuk meralat adanya kesalahan, dan untuk pencegahan kesalahan di masa mendatang. Audit dibutuhkan baik untuk manfaat kelompok sendiri dan untuk membangun kredibilitas operasional kelompok kepada dunia luar.

Tujuan dari audit pembukuan keuangan kelompok antara lain adalah sebagai berikut:

1.    Meningkatkan akuntabilitas dan transparansi keuangannya.

2.    Menemukan dan meralat kesalahan dan kelalaian dalam menyusun pembukuan.

3.    Memperkuat keberadaan sistem akunting dalam kelompok.

4.    Menjelaskan pendapatan, pengeluaran, kekayaan dan pertanggungjawaban.

5.    Membangun kepercayaan dalam kelompok sebagai  sebuah lembaga yang mengarah ke berkesinambungan, pengakuan dan kredibilitas .

6.    Mengambil keputusan-keputusan anggaran dan pendanaan.

Artikel disusun oleh: Fahrur Razi, S.ST (Penyuluh Perikanan pada Pusat Penyuluhan Kelautan dan Perikanan)